履歴書は就職や転職の際に自分自身をアピールする大切な書類です。しかし、初めて履歴書を書く人や書き方がわからない人も多いのが現状です。
この記事では、履歴書の書き方がわからない人のために、基本的な書式から写真の貼り方、各項目の記入例とポイントまで、履歴書の書き方を丁寧に解説します。志望動機や自己PRの書き方など、採用担当者にアピールするコツも紹介します。送付前のチェックポイントやメール送付時の注意点もご紹介しますので、この一冊で履歴書の書き方がマスターできます。
履歴書に必要な書式と基本ルール
ここでは、履歴書に必要な基本的な書式とフォーマットを確認しましょう。
(1)用紙のサイズはA4
履歴書の標準的な用紙サイズはA4です。B5などのサイズでは採用担当者が読みにくいと感じる場合があります。また、A4の用紙を縦に使います。
(2)原則手書きで、黒のボールペンを使う
履歴書は原則手書きです。パソコンで作成する場合も、最終出力を印刷して手書きで記入するのが一般的です。ペンは黒のボールペンを使用しましょう。シャープペンシルは書き汚れが目立つので避けましょう。
(3)1枚で完結させる
履歴書は1枚で全ての内容を記載します。複数枚にわたる履歴書は扱いにくく、志望度が低いとみなされる可能性があります。
(4)楷書で丁寧に記入する
履歴書の字体は楷書が基本です。活字体で記入すると敬意がないと判断される可能性があるので避けましょう。また、丁寧で読みやすい文字で記入しましょう。
(5)年号は和暦に統一する
履歴書に記入する年号は、原則和暦に統一します。西暦と和暦が混在するとちぐはぐな印象になります。天保14年など、知らない年号は西暦に置き換えて記入するのが良いでしょう。
(6)年月日の記載は「年」から
履歴書に記入する日付は、年・月・日の順に記載します。日付の記載例:
1987年4月2日
昭和62年4月2日 ⇐ 和暦で記入する場合
(7)修正液・修正テープは使用しない
履歴書に修正液や修正テープを使用するのは好ましくありません。誤字脱字が目立つため、書き損じた場合はしっかり練習してから新しい用紙に記入し直すことをおすすめします。
写真の貼り方と各項目の記入例
履歴書の各項目の書き方と記入例を確認していきましょう。写真の貼り方も正しい方法を押さえておきましょう。
(1)写真の貼付
履歴書には3ヶ月以内に撮影した写真(サイズ:3cm×4cm)を貼り付けます。背景は白色が望ましく、正面から上半身が写っている写真を使います。スナップ写真は不適切なので要注意です。
(2)氏名
氏名の上にふりがなを記入します。氏名の文字サイズは他の見出し(住所、生年月日など)より大きめに記入し、履歴書の目玉となるようにします。
記入例:
山田 太郎(やまだ たろう)
(3)生年月日
生年月日は和暦で記入します。満年齢を記入する必要はありません。
記入例:
昭和62年4月2日生
(4)性別
性別の記載は必須ではありませんが、記入する場合は「男」「女」と簡潔に記入します。
(5)現住所
郵便番号を記入し、丁寧に住所を記載します。マンション名まで記入するのが望ましいです。
記入例:
123-4567 東京都○○区○○1-2-3 ○○マンション101
(6)連絡先
自宅電話番号、携帯電話番号、メールアドレスなどを記入します。在職中であれば会社電話番号の記載は避けましょう。
(7)学歴
学校名は正式名称で記入します。在学期間も記載する必要があります。学校を中途退学した場合も記載します。
記入例:
昭和62年4月~平成4年3月 ○○高等学校 卒業
平成4年4月~平成8年3月 ○○大学 ○○学部 ○○学科 卒業
(8)職歴
すべての職歴を記載します。入社および退職年月日、会社名、部署を記入します。現職の場合は「平成30年4月~現在」と記入します。
記入例:
平成8年4月~平成14年3月 ○○会社○○部
平成14年4月~平成30年3月 △△株式会社△△事業部
平成30年4月~現在 ××会社××部
(9)免許・資格
保有している免許と資格を記入します。取得年月日も記載すると好印象です。資格が多数ある場合は、関連性の高い資格を優先して記入します。
記入例:
平成10年3月 簿記2級 平成13年1月 普通自動車運転免許取得
(10)学外活動
部活動やボランティア活動などの学外活動実績を記入します。社会性や協調性をアピールできる活動を優先的に記入するのがポイントです。
記入例:
高校時代 年間部長を務める 大学時代 赤十字奉仕団に所属し、老人ホームでボランティア活動に従事
(11)受賞歴
学業や課外活動で受賞した実績を記入します。最近の実績を優先して記入しましょう。
記入例:
高校3年時 全国英語プレゼンテーションコンテスト 優勝
大学4年時 経済学部長賞
志望動機と自己PRの効果的な書き方
志望動機と自己PRは、採用担当者に自分をアピールする大切な欄です。効果的な内容を考えて書きましょう。
(1)志望動機
「なぜこの会社を選んだのか」「入社後にやりたいことは何か」を 200~400字程度で記入します。会社の強みを調べ、自分がどう貢献できるかを書きましょう。
記入例:
貴社は〇〇業界最大手であり、高い技術力と顧客満足度で業界をリードしていることに魅力を感じています。お客様目線での商品開発と迅速なサービス提供が強みだと存じます。大学時代にアルバイトで得た接客技能と、学んだメカトロニクスの知識を活かし、お客様サービスの向上に貢献できればと考えています。貴社で実務経験を積み、企画・開発・営業の一連の業務を経験して、将来は新規事業を興す起業家を目指したいと思っています。
(2)自己PR
自分の長所、職務遂行の強み等を200~400字程度で記入します。エピソードを交えるとより説得力が増します。自己PRと志望動機が被る部分もOKです。
記入例:
アルバイト先の家電量販店で、3ヶ月連続の優秀社員に選ばれるなど、接客業務が得意です。お客様目線を意識して、商品説明や提案を行うことで、高額商品の販売実績も多数あります。大学では研究発表会で最優秀賞を2度受賞するなど、プレゼン力が自信があります。これらの経験を活かし、お客様とのコミュニケーションを大切に、提案営業に取り組みたいと考えています。
送付前チェックポイント
履歴書を送付する前に、以下のチェックリストを確認しましょう。
□ 氏名の字体が大きく、はっきりと記入されている □ ふりがなが氏名の上に正しく記入されている
□ 住所、電話番号、メールアドレスなど連絡先欄は正確か
□ 学歴は在籍期間、学校名とも正確に記載されている
□ 職歴はすべての勤務先を過不足なく記載したか
□ 資格は関連性の高いものを優先的に記載したか
□ 志望動機は具体的で熱意が感じられる内容か
□ 自己PRは具体例を交えた説得力のある内容か
□ 年号、年月日の記載は正確で、形式が統一されている
□ 漢字の誤字脱字がないか繰り返し確認したか
送付方法と注意点
履歴書の送付方法と、注意点を確認しましょう。
(1)郵送する場合
郵送する場合は封筒に入れ、簡易書留など記録の残る方法で送付します。封筒には「履歴書在中」と朱書きします。履歴書を折るのは失礼にあたるので避けましょう。
(2)メールで送る場合
メールの件名は「履歴書送付(氏名)」、ファイル名は「氏名_履歴書」など簡潔に作成します。履歴書はPDFに変換して添付し、簡単な挨拶文を本文に記入します。
(3)持参する場合
履歴書を封筒に入れ、相手のタイミングで渡すようにします。受付で待たされることのないよう窓口確認を事前にしておきましょう。
(4)コピーは持たない
履歴書のコピーを複数持参するのはマナー違反です。必要部数分を事前に準備しましょう。
この記事を参考に、志望動機、自己PRなど自分をアピールする内容を盛り込んだ履歴書を作成しましょう。履歴書こそが面接に進むための必須アイテム。送付前のチェックを怠らず、採用担当者に好印象を与える
職務経歴書と履歴書の違い
履歴書に加えて、職務経歴書の提出を求められることもあります。ここでは、両者の違いを確認していきましょう。
(1)職務経歴書とは
職務経歴書は、履歴書に記載した職歴の内訳を詳細に記した書類です。各職歴の業務内容、使用したスキル、業績を時系列で記載していきます。
(2)履歴書との違い
履歴書は基本情報を簡潔に記載するのに対し、職務経歴書は職務内容を中心に詳細に記載します。履歴書では記載しきれなかった職務上の実績をアピールできるのが強みです。
(3)職務経歴書の書き方
以下の項目を時系列で記載していきます。
・在籍期間 ・会社名、所属部署 ・職務内容(具体的に) ・使用したスキル ・職務上の実績(数字を用いる)
(4)職務経歴書に盛り込むポイント
自分の強みとなる職務内容を中心に記載します。成果を示す数字を用いて実績をアピールするのがコツです。支店立ち上げで1年間で売上2倍を達成する、課題解決で年間コストを30%削減する、など具体的に記載しましょう。
面接でのアピールポイント
履歴書と職務経歴書を提出した後は、面接でのアピールが重要になります。面接でのポイントを確認しましょう。
(1)履歴書の内容を把握しておく
面接では履歴書に記載した志望動機やスキル等について質問されます。事前に履歴書を確認し、記載内容を整理しておきましょう。
(2)具体例を準備する
自己PRや職務経歴書に記載した事項について、具体的なエピソードを想定しておきましょう。数字を用いた成果に基づく具体例が印象に残ります。
(3)採用担当者の立場を意識する
採用担当者は「この人材を採用したい」と思わせることが面接のポイントです。相手の立場に立って、会社のニーズと自分の強みが合致することをアピールしましょう。
(4)質問を丁寧に聞く
質問の意図をくみ取り、的確に応えましょう。相づちを打ちながら聞き、メモを取るのも良いでしょう。
(5)第一印象は大切
挨拶、立ち居振る舞いは丁寧に心がけましょう。服装、表情、敬語の使用など、第一印象は重要です。
履歴書と職務経歴書、面接でアピールポイントを的確に盛り込み、採用に導くことができるはずです。強みを明確に持ち、Failに学び続けるのが就職活動の鉄則です。自分らしさを出しつつ、企業のニーズと自分の価値をマッチさせることを意識しましょう。
履歴書作成時のQ&A
履歴書作成時のポイントをQ&A形式でまとめました。参考にしてみてください。
Q. 履歴書に写真がない場合は?
A. 写真がない場合でも履歴書は有効です。面接時に複数枚の写真を持参することをおすすめします。
Q. 仕事がない場合の職歴欄は?
A. アルバイト歴があれば記載します。それ以外の空白期間がある場合はその理由を簡潔に記載します。
Q. 資格がない場合はどう記載する?
A.「資格:特になし」と記載します。現在取得を目指している資格があれば記載しても構いません。
Q. 都道府県名は必要?
A. 住所には都道府県名を省略せずに記載します。採用担当者にとって必要な情報です。
Q. メールアドレスは?
A. 1つだけ簡潔なアドレスを記載します。複数記載や業務外のアドレスは避けましょう。
Q. 志望動機で企業研究は必須?
A. 熱意が伝わる内容なら企業研究は不要です。ただし、企業の業界分析をするのが望ましいでしょう。
以上のポイントを参考に、履歴書と職務経歴書の作成に取り組みましょう。これであなたの履歴書が完璧な内容になるはずです。頑張ってください!
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